No gastes, invierte en tecnología (parte 2, software)

En mi entrega anterior hable del hardware, en esta ocasión hablaremos de software, el software son todos los programas que usamos a diario, lamentablemente también en México la adquisición de software sigue siendo el mayor problema en las empresas, obligando a las mismas hacer uso del software pirata.

Es muy fácil descargar de Internet o adquirir USB con este tipo de programas, además de estar robando el trabajo de alguien más, estamos exponiendo la integridad de nuestros equipos y de nuestra información, en algunos casos por ahorrarnos unos pesos.

Existen muchas alternativas para evitar el uso de software pirata, desde la renta del mismo, hasta el uso de software libre, no hay un motivo real para utilizar software de forma ilegal; las ventajas principales de utilizar software original, es el soporte qué se puede tener del fabricante cuando hay una falla en el mismo. Además, en un mundo conectado, cada segundo se descubren nuevas vulnerabilidades que obligan a mantener todos nuestros sistemas actualizados. Incluso al día de hoy, existen empresas que usan el antivirus pirata para proteger sus equipos cuando una licencia de antivirus puede costar 2000 pesos al año para 5 equipos.

El software libre es otra gran ventaja que tenemos a nuestra disposición, herramientas como Libre Office y Open Office nos permiten manejar documentos de Word, Excel y PowerPoint de la misma manera que lo hacemos con los programas más populares; la gran diferencia es que estos no tienen ningún costo, son desarrollados por una comunidad que se encarga de mantenerlos al día y, seamos honestos, estas herramientas son las que más ocupan los usuarios en todas las empresas.

Sólo hemos hablado de computadoras y software, además existen muchas otras opciones que deberán también contemplarse para integrar el correcto funcionamiento de las Tecnologías de Información y Comunicación en tu empresa. entre ellas se encuentran respaldos, impresiones, telefonía, vigilancia, digitalización, redes, enlaces a internet, almacenamiento, entre otros.

Además de sólo adquirir computadoras, ¿sabes donde se respalda tu información?, ¿qué mecanismos hay que seguir en caso de pérdida de la misma?, ¿qué tipo de pérdidas de información puedes tener?, puede ser por robo o daño físico, ¿cuáles son los candados para acceder a la información de tu empresa?, ¿cómo está distribuida esa información?, ¿quién tiene acceso a la misma?, ¿cómo te aseguras que nadie te robe esa información?, estas y muchas otras preguntas, son las que tienes que hacer al momento de pensar en invertir en tecnologías de información.

Hay que entender algo, no siempre lo más caro es lo mejor para tu empresa o negocio, la labor de un asesor o un consultor en sistemas, es brindarte las mejores opciones en base a las necesidades reales de tu empresa o negocio, dentro de estas necesidades se tendrá también que ajustar a un presupuesto, el cual lo tendrán que definir juntos.

Cada adquisición de software o hardware debe llevar un respaldo técnico y un análisis a conciencia del porque se va a adquirir lo que se necesita, esto te permitirá hacer mejor uso de los equipos que hay en tu empresa y aprovechar al máximo el rendimiento y el potencial de tu equipo, tanto humano como tecnológico.

Nunca es tarde para empezar a hacer este ejercicio, si aún no lo has hecho, acércate a un asesor para que primero, obtenga una imagen real de las necesidades de tu negocio, tú decidirás en base al análisis y definiendo prioridades, qué es lo que se deberá adquirir primero; no se trata de desechar todo lo que has adquirido durante años; por el contrario, se trata de sumar lo que tienes y ver en qué áreas de oportunidad se puede trabajar.

Es muy probable que tú asesor te recomiende equipos de tiendas departamentales, pero te recomendará la mejor opción en relación a tu presupuesto y tus necesidades, de la misma manera deberá recomendarte las mejores opciones, aunque puede ser más costoso, pero recuerda, es una inversión.

En cualquier empresa, conseguir que las TIC’s sean verdaderamente una herramienta de trabajo útil, es posible, pero solo logrando la conjunción perfecta entre entre recursos humanos, procesos y tecnología.